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Come fare

Suggerimenti per neo-organizzatori

Volete mettere su un caffè scientifico? Lo avete messo su e volete qualche suggerimento? Forse questo è il posto giusto per trovare qualche consiglio, sotto forma di risposta a domande tipiche.


  • Quanti soldi ci vogliono per metter su un caffè scientifico?
Un caffè scientifico può essere organizzato a costo zero, a patto di trovare una sala che vi venga concessa gratuitamente e che riusciate a trovare gli ospiti in loco. Gli ospiti non devono essere pagati, ma se arrivano da lontano dovete mettere in conto un rimborso spese.

  • Vorrei organizzare un caffè scientifico, da dove devo cominciare?
Cominciate dal luogo dove svolgere i dibattiti, non perché sia l'aspetto dominante, ma perché trovare un luogo adatto e disponibile può non essere semplice e se si lascia la sua ricerca alla fine, potete trovarvi nella spiacevole situazione di aver organizzato quasi tutto, ma non avere ancora il luogo.
A parte il caso in cui vogliate organizzare un caffè itinerante, avere una buona sede stabile è importante. Qui di seguito elenchiamo una serie di possibilità:
  1. Bar/caffè/pub. Sarebbe la scelta migliore, a patto che il locale abbia disponibilità di una sala che permetta a diverse decine di persone di sedersi.
  2. Libreria. Alcune librerie già organizzano una serie di eventi (in primis presentazione di libri, ovviamente).
  3. Circoli sociali e pubblici, sale di quartiere.
La cosa importante sarebbe che il luogo possa essere adibito con tavolini disposti a bar, più che a conferenza. Sappiamo che in alcuni casi non è possibile (la sala può avere le file di sedie già predisposte) oppure non è conveniente (la sala è piccola oppure non disponde di tavolini). È però fondamentale che l'atmosfera non sia quella di una conferenza.

  • Come faccio a trovare gli ospiti?
Se la vostra città è sede di una università le cose sono abbastanza semplici, a patto che voi o qualche vostro amico o collaboratore abbia dei contatti con l'università, in modo da trovare gli ospiti appropriati per ogni incontro. L'università non è la sola "fonte" di ospiti. Considerate anche istituti di ricerca pubblici e privati, strutture pubbliche come le ARPA (Agenzie Regionali per la Protezione Ambientale) e le ASL (Aziende Sanitarie Locali), aziende varie.

  • Come faccio a fare pubblicità?
Questo è il punto più delicato, soprattutto se non avete una struttura che vi appoggia. All'inizio, la novità dell'iniziativa potrebbe far pensare che il passaparola è sufficiente, ma con il passare del tempo ci si può rendere conto che qualche forma di pubblicità può essere necessaria, e che quindi avere qualche soldo può essere utile. Di seguito qualche suggerimento.
  1. Mailing list. Cercate di avere una lista elettronica di persone interessate all'iniziativa e aggiornatela continuamente. Siccome i mail indesiderati (spam) abbondano, e i filtri antispam anche, non inviate gli avvisi in maniera indiscriminata, perché nella migliore delle ipotesi sarete cestinati, nella peggiore creerete insofferenza. La cosa migliore potrebbe essere di spedire un avviso alle persone che pensate siano potenzialmente interessate e chiedere loro di rispondervi se sono interessate a ricevere gli avvisi. Dopodiché a ogni dibattito potete far circolare un foglio su cui lasciare il proprio indirizzo mail.
  2. Informare giornali e radio locali prima di ogni evento con un breve comunicato stampa. A seconda dell'argomento, potete decidere volta volta di informare anche associazioni varie. Alcuni siti web o blog offrono calendari di eventi o propongono suggerimenti su "cosa fare".
  3. Sito web. Se ne avete le possibilità, mettete su un sito web che descrive la vostra iniziativa.
  4. Appendete locandine con l'avviso di un dibattito o con il programma di una stagione.
  5. Se nella vostra città sono organizzate manifestazioni scientifiche, verificate la possibilità di far inserire uno o più dibattiti all'interno del calendario. Questo permette di avere, fosse anche per solo un incontro, una pubblicità maggiore e permette di entrare in contatto con un numero maggiore di persone.
  6. Alcuni comuni, soprattutto quelli con una università nelle vicinanze, offrono servizi di educazione per l'età adulta (università dell'età libera, circoli di studio,...). Contattateli e sondate la possibilità di una diffusione della vostra iniziativa tramite loro canali.
  7. Contattate il quartiere dove organizzate gli incontri.
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